Nie ma popularniejszego (w Polsce) narzędzia do tworzenia prezentacji niż PowerPoint. Internet jest pełen różnorodnych porad dotyczących używania tego programu. Jeśli chcesz, znajdziesz setki, jeśli nie tysiące, wskazówek, dotyczących stosowania czcionek, obrazów i efektów. Wskazówki te jednak na niewiele się zdadzą jeśli podczas projektowania prezentacji nie zastosujesz 3 prostych zasad, o których przeczytasz poniżej.
Niewiele jest osób, które nie spotkały się z poradnikami PowerPointa. Ty też na pewno na jakieś natrafiłeś, być może nawet zastosowałeś wskazówki w Twojej prezentacji. Ale – mimo całkiem dobrego efektu – czułeś, że Twojej prezentacji czegoś brakuje. Za moment napiszę czego.
Jakie są najpopularniejsze porady dotyczące PowerPointa?
- sprawdź prezentację, by nie było w niej literówek
- tekst zastępuj obrazami
- ogranicz liczbę używanych czcionek
- nie łącz kolorów, które zlewają lub gryzą się ze sobą
- ogranicz liczbę efektów specjalnych
Oczywiście podpisuję się pod wszystkimi wymienionymi powyżej uwagami. Uważam, że to niezwykle cenne wskazówki, ale wymagają one uzupełnienia. Bo nawet jeśli w Twojej prezentacji nie wystąpi ani jedno słowo, to zły dobór obrazów może spowodować, że multimedia zepsują efekt.
3 zasady, które powinieneś stosować projektując swoją prezentację w PowerPoincie (zresztą, tyczy się to również innych programów) to:
- Rozmiar
- Czytelność
- Porządek
Te trzy zasady powinny być stosowane łącznie, bo tylko wtedy będą skuteczne i tylko wtedy Twoja prezentacja spełni Twoje oczekiwania.
Dlaczego są tak ważne? Pozwól, że zaprezentuję Ci to na przykładach. W tej sposób łatwiej mi będzie wytłumaczyć, a Tobie zrozumieć zagadnienie.
Wielkość zdjęć jest tak samo ważna, jak wielkość czcionki. Przygotowujesz prezentację na określony temat i szukasz odpowiednich. Natrafiasz na grafikę, która jest idealna. Lepszej nie możesz (?) sobie wyobrazić. Dla przykładu weźmy to zdjęcie:
Jest tylko jeden problem. Jest za małe. Ale dla Mistrza PowerPointa nie stanowi to żadnego problemu, bo przecież zdjęcie można rozciągnąć. Efekt takiej operacji często wygląda tak:
Nie spotkałem się jeszcze z praktyką dopasowywania fotki do rozmiarów PowerPointa, ale może po prostu niewiele widziałem w życiu. Myślę, że rozumiesz o co chodzi. Zdjęcie wypełniające cały slajd wygląda lepiej niż takie, które odsłania tło. Ale nie, jeśli jest rozmazane. Wtedy wygląda po prostu źle i pokazuje prowadzącego jako niechluja.
Jeśli chcesz użyć koniecznie tego zdjęcia, to zostaw lepiej puste tło i wyśrodkuj obraz. Lub poszukaj innego zdjęcia, które będzie odpowiadało Twojej koncepcji. Być może nie będziesz z nim tak bardzo związany emocjonalnie, ale podczas prezentacji nie chodzi o Ciebie, a o ludzi, którzy Cię słuchają.
Zdjęcie nie może być też zbyt małe, szczególnie, jeśli występujesz przed dużym zgromadzeniem. Wtedy będzie nieczytelne. Efekt braku czytelności osiągniesz też, jeśli na jednym slajdzie zamieścisz kilka-kilkanaście obrazów. A oprócz tego, że taka „sklejka” będzie nieczytelna, to dodatkowo skutecznie odciągnie uwagę publiczności starającej się przyjrzeć każdej fotografii.
Kolejnym błędem, o wiele częściej popełnianym niż ten, o którym napisałem wyżej, jest złe używanie wykresów. Wynika ono z czystego lenistwa, więc lekarstwo, które możesz zastosować jest bardzo łatwe: ogarnij to :).
Zwykle wykresy do PowerPointa projektujesz w Excelu, a następnie wklejasz je do prezentacji. No i jeżeli są tam cyfry to zwykle są bardzo małe i bardzo rozmazane. Jednym słowem: niewidoczne. Jeżeli więc masz do pokazania wykres, umieść na tym, który wycinasz z Excela tylko słupki, a opisy dodaj już w polach tekstowych w PowerPoincie. Taki wykres wymaga niewiele więcej pracy.
Gdy masz do pokazania szersze wykresy, zawierające wiele słupków zmień format slajdów z 4:3 na 16:9. Zresztą polecam Ci używasz tego formatu zawsze. Powoduje, że prezentacja jest elegancka.
Pamiętaj też o zasadzie nie umieszczania na slajdzie zbyt dużej liczby różnych rzeczy – zachowaj jego porządek. Jeżeli niektóre dane zajmują dużo miejsca, to legendę wykresu możesz przedstawić ustnie – jeżeli zrobisz to dobrze to publiczność nie tylko zrozumie, o czym mówisz, ale też wzbudzisz jej zainteresowanie, bo zmusisz do wytężonej uwagi. Nieczytelna prezentacja, z niewielkimi słowami też przyciąga uwagę, ale w negatywny sposób. Zamiast słuchać Ciebie, wszyscy na sali próbują czytać i domyślić się Co tam jest napisane?. W efekcie nie dociera do nich prawie nic z tego, co mówisz.
Wydaje mi się, że tak zdefiniowany porządek powinien Cię przekonać do umieszczania na slajdzie małej liczby treści. Zresztą, przypomnij sobie, czy Ty nie zachowywałeś się inaczej podczas niektórych prezentacji. Sam pamiętam kilka takich, na których wpatrywałem się w prezentację.
Następnym razem, jak będziecie się wpatrywać w prezentację pomyślcie sobie świadomie o tym uczuciu: „Co tutaj jest napisane?”. I przypomnijcie sobie o rozmiarze, czytelności i porządku.
